Informace k GDPR kynologickým klubům a členům ke stáhnutí v PDF "zde"

GDPR-MSKS K podpisu v PDF "zde"

Informace Kynologickým klubům /Chovatelským klubům ( KK/CHK MSKS, z.s.)
  
Dnem 25.5.2018 vstupuje v platnost nové nařízení týkající se problematiky zavedení nových povinnosti při nakládání s osobními údaji. Nařízení vychází z nového nařízení EU, přináší některé nové povinnosti, které je potřeba připravit a splnit.  
Tyto základní pokyny jsou platné pro KK/CHK MSKS, ale také pro kolektivní členy jako samostatné právnické osoby. Odlišné formuláře budou pak zejména v souvislosti se zpracováním konkrétních údajů funkcionářů (rozhodčích, kladečů, figurantů, apod.).  Již nyní však lze provést nezbytně nutné úkony, zejména se jedná o tyto body.   1.   evidence členské základny – v prvé řadě nechat od všech stávajících a dále u všech nových členů podepsat “Informaci se zpracováním osobních údajů a souhlas se zpracováním osobních údajů” -    vzor souhlasu je přiložen v příloze  -   formulář se skládá ze dvou stránek, které k sobě neoddělitelně patří, první stránka je informativní souhlas (ten vychází ze zákona, u údajů, které jsou tam uvedeny máte povinnost pouze informovat o jejich zpracování), druhá stránka obsahuje údaje, které jsou již  vázány na aktivní  souhlas subjektu, stránku 2 si můžete upravit – dopsat ty informace o subjektu, které jsou pro vlastní sportovní činnosti dále nezbytné (např. zdravotní stav, sportovní licence, popř. další), údaje na straně 1 neupravujte – vychází ze zákonné povinnosti; jedním podpisem subjekt bere na vědomí zákonnou informaci o zpracování povinných osobních údajů (uvedené na straně 1) a zároveň vyslovuje aktivní souhlas se zpracováním dalších osobních údajů, které jsou uvedené na straně 2, pokud subjekt nesouhlasí s uvedením konkrétního osobního údaje na straně 2, lze tento osobní údaj škrtnout - nechává podepsat ten, kdo je prvotním správcem osobních dat – v tomto případě KK/CHK, spolek, který provádí prvotní evidenci členské základny (ten, se kterým podepisuje subjekt přihlášku za člena)       - ten kdo podepsal s KK/CHK, ten již nemusí dále podepisovat se sportovním svazem, neboť podpisem “souhlasu” souhlasí s poskytnutím svých osobních údajů třetí straně pro účely, které jsou v “souhlasu” uvedeny  -  každý člen by měl podepsat samostatně, nedoporučuje se provést prostřednictvím hromadného podpisového archu - za nezletilého  (děti do 15 let) nutný podpis zákonného zástupce!!!   2.    stanovit odpovědnou osobu, která bude za nakládání s osobními údaji zodpovědná         -    zatím není potřeba jmenovat oficiálního pověřence - oficiální pověřenec musí být jmenován tam, kde je více než 250 zaměstnanců   - posouzení, zda pověřence jmenovat bude záviset na několika dalších kritériích, která budou uvedena v zákonu o zpracování osobních údajů, který právě prochází schvalovacím procesem v Parlamentu České republiky - jedním z kritérií, která budou posuzována, je i množství evidovaných subjektů, a to více než 10 tis. subjektů, nebude to však jediné kritérium, je tedy možné, že i svaz, který má více než 10 tis. členů nebude mít povinnost jmenovat oficiálního pověřence - pokud sportovním svazům tato povinnost vznikne, pak bude opět řešeno společně – možnost kolektivního pověřence  -  nyní je potřeba pouze jmenovat konkrétní osobu, která bude za správce s údaji nakládat  3.  smlouvy se zpracovatelem dat -  řešeno v “Nařízení EU – metodický pokyn”, odst. 8 – Základní principy zpracování osobních údajů, Vztah správce – zpracovatel - jedná se např. především o poskytování účetních služeb či IT služeb   Toto jsou základní kroky, které je nutné začít provádět. Všechny tyto informace a materiály si uložte a v případě potřeby prokažte, že je agendě GDPR věnována pozornost a na naplňování povinností již pracujete.
Není potřeba mít všechny souhlasy podepsané do 25. 5. 2018, je nutné prokázat, že jsou Vaši členové informováni. Přiložené soubory si prosím řádně prostudujte, v textu e-mailu je pouze velmi stručné shrnutí Vašich základních povinností, na kterých je potřeba pracovat již nyní.  

S pozdravem       Jiří Hammer v.r.          předseda MSKS